Beaucoup d’entrepreneurs me disent qu’ils sont « perdus », où qu’il n’y « connaissent rien » dans les démarches administratives ou dans la partie gestion de leur entreprise.

Si je vous dis que vous n’avez pas besoin d’être un expert-comptable ou autre pour gérer votre entreprise comme un pro ?

Si je vous dis que si vous comprenez les bases de gestion, vous allez devenir un entrepreneur averti qui comprendra le langage de son comptable ?

C’est ce dont vous avez besoin en tant qu’entrepreneur, un socle de connaissances de bases, comme une caisse à outils avec le minimum pour pouvoir tout faire. On ne vous demande pas d’avoir 15 tournevis, 6 marteaux, 3 sortes de pinces différentes etc… (c’est assez étonnant ma comparaison, étant donné que je n’aime pas le bricolage, mais bref, vous m’aurez comprise).

Dans cet article, je vous transmets les 10 notions de bases à connaître, et qui selon moi, vous seront très utiles et efficace dans la compréhension de votre entreprise d’un point de vue gestion.

 

Alors c’est parti, on commence.

 

Devenez un As de la comptabilité analytique !

 

La 1ère notion à bien comprendre avant de commencer, c’est la différence entre comptabilité analytique et comptabilité générale.

Votre job, c’est d’avoir les outils de base pour  assurer la gestion de votre entreprise, prendre des décisions financières en connaissance de cause.

C’est la comptabilité analytique. C’est sur cette notion qu’il vous faut obtenir des connaissances.

C’est un système d’analyse de votre entreprise neutre et objectif qui est hyper puissant.

Alors concrètement, la comptabilité générale, les comptes de saisie, les écritures, les balances, le grand livre, … Laissez à votre comptable les grandes règles de cette comptabilité générale et concentrez-vous sur la GESTION de votre entreprise en maitrisant les outils de la comptabilité analytique.

 

Le plan de financement c’est le feu vert à un bon démarrage

Il intervient au moment de la création de votre entreprise, même juste avant. Pour déterminer les besoins et ressources que vous avez pour ce projet d’entreprise. Et clairement savoir si le projet est solide, et envisageable.

C’est simple, un plan de financement ce sont 2 colonnes :

A gauche : tous les besoins nécessaires pour que l’entreprise puisse démarrer (frais d’établissement, droit au bail, matériel, stock, trésorerie)

A droite : toutes les ressources dont nous disposons afin d’équilibrer le tableau.

Vous l’aurez sans doute deviné, les ressources doivent être supérieures aux besoins, sinon il y un risque de manquer de trésorerie. 

C’est là aussi que l’on peut déterminer le besoin en emprunt bancaire.

Par exemple : vous avez 10 000 € d’apports personnels, mais la somme de tout ce que vous avez besoin est de 15 000€, vous devrez donc envisager un prêt bancaire, subvention ou autres apports de 5 000€ pour équilibrer votre plan de financement.

Attention aussi, il est important de déterminer d’abord ce qu’il vous faut (besoins de démarrage) et ensuite comment je le finance (ressources).

 

Le Solde Intermédiaire de Gestion : une vision claire et détaillée de votre rentabilité ou le SIG

Savoir lire et comprendre le fonctionnement d’un solde intermédiaire de gestion vous évitera bien des écueils dans vos prises de décisions.

Il peut vous apporter une vision claire et précise de votre rentabilité, pointer les faiblesses afin de pouvoir les améliorer.

Concrètement, c’est votre compte de résultat mais détaillé d’une autre façon.

Il part de votre Chiffre d’affaires pour arriver à votre résultat net, en descendant de palier en palier. A chaque palier, est retiré une partie de vos charges, pour obtenir un résultat intermédiaire. Par exemple, du chiffre d’affaires, on enlève les achats consommés (qui sont tous les achats de matières premières directement liés à votre chiffre d’affaires), et on obtient la valeur ajoutée.

Ce qui est intéressant dans le SIG c’est la comparaison avec les années précédentes, et pouvoir observer quelle partie est responsable des fluctuations du résultat net.

 

Le compte de résultat pour savoir si votre entreprise est rentable

Le compte de résultat ce sont les mêmes chiffres que dans le SIG. Vous y trouvez les mêmes informations mais disposées différemment. C’est la base du comptable. Concrètement, un bon gestionnaire d’entreprise, va reprendre le compte de résultat pour le transformer et faire ressortir les chiffres qui lui sont utiles dans un SIG.

Le compte de résultat, est plutôt facile à comprendre. Il y deux colonnes :

Les charges : c’est tout ce que l’entreprise dépense. Cela va des matières premières, au charges fixes, aux impôts et taxes, aux salaires.

Les produits : c’est tout ce que l’entreprise gagne.

Il est toujours exprimé HT à moins que vous ne soyez pas soumis à la TVA.

  

Lire votre bilan pour savoir si votre entreprise se porte bien

Si vous deviez vendre tout ce que l’entreprise possède, est ce que cela paierait tout ce que l’entreprise doit ? Cela fait un peu peur dit comme ça le savoir c’est pouvoir anticiper.

Connaitre la santé financière de votre entreprise grâce au bilan, c’est assurer une vision d’ensemble de votre situation. 

C’est un document d’analyse du Patrimoine de votre entreprise. Une photographie à un instant T (le jour de la fin de l’exercice).

A une date précise on arrête tout, et on fait le point, le bilan de la situation.

 

Alors, comment fonctionne ce fameux bilan ?

Vous entendez surement souvent parler d’actif et passif, et bien c’est dans le bilan que cela se trouve.

L’actif, c’est ce que possède votre entreprise (immeubles, véhicules, matériels, stocks, argent, brevet, etc… et ce qu’on lui doit (les créances clients)

Le passif, c’est ce que l’entreprise doit (emprunt bancaire, dettes aux fournisseurs, sociales… URSSAF)

Les informations sont toujours placées dans le même ordre :

En haut : tous les éléments avec une durée de vie longue (terrains, bâtiments, emprunt long terme, apport des associés …)

En bas : tous les éléments dit à court terme qui se renouvellent en moins d’un an (les stocks, la trésorerie, ce que vous doivent vos clients)

 

Le chiffre d’affaires mais pas que !

Vos clients vous paient mal et votre trésorerie est en souffrance au point de mettre en péril votre entreprise ?

Ou alors vos achats sont tellement énormes qu’en fin de compte il ne vous reste pas grand-chose pour vous ? Mais pourtant votre chiffre d’affaires est important et vous ne comprenez pas pourquoi ?

 Si vous apprenez à faire la différence entre chiffre d’affaires et rentabilité, vous allez devenir un pro de la gestion de votre entreprise.

Ne pas tomber dans le piège du chiffre d’affaires, c’est prendre en compte la rentabilité aussi !

Le chiffre d’affaires c’est la somme des toutes les ventes ou prestations de services que vous réalisez. La rentabilité c’est ce que vous gagnez réellement. 

Par exemple, vous réalisez un chiffre d’affaires de 50 000€. Maintenant, vous devez payer vos fournisseurs, vos charges telles que le loyer, le téléphone, l’électricité, les salaires si vous embauchez, vos cotisations sociales, etc… Admettons que vos charges soient de 50 000€.

Qu’est-ce qu’il vous reste dans votre poche ? Rien. Alors oui vous avez tout payé, c’est déjà pas mal … Mais si, dans vos charges vous ne vous êtes pas payé personnellement, vous êtes en mauvaise posture !

Alors ne négligez pas cet aspect « rentabilité » dans votre gestion, comptez ce qu’il vous reste une fois tout payé.

 

Analyser la marge brute pour savoir si vous gagnez de l’argent sur vos ventes

Les cas les plus fréquents d’une marge en baisse sont :

 – Vous ne vendez pas assez cher.

 – Vos heures de mains d’œuvre sont sous évaluées

 – Ou vous perdez trop de matières premières.

Comprendre le fonctionnement de votre marge brute :

 – C’est pouvoir corriger ou prévenir ces baisses

 – C’est vendre au bon prix

 – Acheter les bonnes quantités.

C’est un indicateur qui permet de mesurer si l’activité de votre entreprise peut dégager un bénéfice ou pas. En gros, est ce que la vente de votre produit peut vous faire gagner de l’argent ou pas ?

C’est le chiffre d’affaires des ventes faites – ce que vous avez acheté pour les faire. 

L’intérêt pour vous c’est de calculer la marge et le taux de marge sur l’ensemble de votre activité, mais aussi sur les différentes familles qui composent votre business. En effet, vous pourrez mieux comprendre si une des activités est rentable ou pas.

Par exemple : vous fabriquez vos cosmétiques bio que vous revendez dans les magasins. Il se peut que la fabrication d’un shampoing vous fasse gagner plus d’argent que la fabrication d’une crème. C’est très important de le savoir car en étant au courant de ce fait, vous savez la quantité que vous devez vendre selon tel ou tel produit, s’il est pertinent de continuer à fabriquer tel produit. Etc…

Vous l’aurez compris Les marges sont des supers indicateurs de contrôle !

 

Faire la différence entre charges variables et charges fixes

La distinction entre les deux est une notion importante car justement elle va vous permettre de connaître votre seuil de rentabilité, c’est-à-dire savoir combien vous devez faire de chiffre d’affaires pour gagner de l’argent. 

Les charges fixes sont tout ce qui reste « fixes » c’est-à-dire qui ne varie pas en fonction de votre chiffre d’affaires. Un exemple très concret : votre loyer ne changera pas que vous fassiez des ventes ou non. Idem pour les assurances. 

Les charges variables sont donc toutes les charges, qui varient en fonction de votre chiffre d’affaires. Exemple : ce sont tous les achats de marchandises, de matières premières, de matériaux. 

Une notion essentielle donc qui va nous servir pour notre seuil de rentabilité.

 

 

Le seuil de rentabilité : À partir de quel montant de chiffre d’affaires gagnez vous de l’argent ? 

Connaitre son seuil de rentabilité c’est pouvoir répondre à cette question !

C’est donc le chiffre d’affaires minimum à réaliser pour être au point mort, c’est-à-dire ni perte ni bénéfice. C’est une première étape plutôt cool car là déjà vous payez toutes vos charges. En dessous de ce seuil, votre activité n’est pas rentable.

En revanche, ce que je trouve génial c’est de calculer le seuil à partir duquel VOUS allez pouvoir vous rémunérer, vous verser un salaire ET aussi payer vos emprunts si vous en avez : c’est le seuil de rentabilité économique !

Pour le calculer, on a besoin de connaître ses charges variables, dont je vous parlais dans ma précédente vidéo, et ensuite de connaître votre rémunération souhaitée, ainsi que les remboursements d’emprunts s’il y en a.

 

Le plan ou suivi de trésorerie

C’est le tableau qui vous permet d’anticiper les fluctuations d’argent, d’être plus serein dans la gestion de votre trésorerie.

Il y a une chose importante à comprendre, c’est le décalage dans le temps qui existe dans votre business.

Entre les achats que vous faites, les ventes que vous réalisez suite à ces achats, les paiements de vos fournisseurs, et le paiement de vos clients et l’encaissement de ses ventes, il y a des décalages dans le temps. Et selon les activités il est plus ou moins important. 

Par exemple : Vous fabriquez vos bijoux que vous revendez à des professionnels dans leurs boutiques. Vous achetez de la matière première pour les fabriquer, vous ne les avez toujours pas vendus que vous devez de l’argent à vos fournisseurs, vous êtes d’accord ? Ensuite, vous les livrez chez vos clients, ils vous doivent donc de l’argent mais vont peut-être payer d’ici plusieurs jours.

Vous me suivez toujours ? Donc ce délai, qui est tout à fait normal, est à prendre en compte tout simplement. 

Comment ?

En suivant, dans un tableau, les dépenses que vous faites, et les encaissements que vous avez ou allez avoir, idéalement mois par mois. C’est à cela que sert le tableau de trésorerie.

On a fait le tour !

J’espère que vous y voyez plus clair dans ces différentes notions, c’est pour moi des bases essentielles, qui vous permettront d’avoir un meilleur dialogue avec votre comptable où même votre banquier.

Je reviendrai sur différents points évoqués, en rentrant beaucoup plus dans les détails, en consacrant un article entier à une notion, mais je tenais déjà à vous faire un résumé du contenu de votre mallette à outils.

 

N’hésitez pas à me poser des questions dans les commentaires, où me contacter par mail si besoin.

 

A bientôt les entrepreneurs malins !